招聘和背景调查政策

本招聘和背景调查政策(“政策”)适用于大学所有全职和兼职员工的招聘计划, 包括获豁免及非获豁免工作人员(在此合称“雇员”). 本政策中描述的招聘流程不适用于教师的招聘, 学生工作者, 志愿者, 或独立承建商. 它也不适用于聘用非美国人.S. 全球研究学院的员工¹. 本政策适用于当前或现有大学社区成员的行为, 无论地位如何(e.g. 工作人员, 教员, 学生, 独立的承包商, 授权志愿者)参与招聘过程, 以及所有申请大学员工职位的申请人.

虽然本政策中描述的招聘流程不适用于教师的招聘, 志愿者, 或独立承建商, 第三节(F)中描述的背景调查要求确实适用于所有教职员工²志愿者和独立承包商.³ 这包括本政策的要求，即如果个人转到新职位，或当前职位需要初次或更新背景调查，则与大学一直保持联系的个人将受到额外的背景调查. 这还包括要求这些个人及时向大学报告一些刑事指控, 刑事定罪, 或第3(F)条所述的司法命令.

本保单中大写术语的定义请参见下文第四节.

牛津大学致力于吸引和留住各种高素质人才. 本政策旨在为招聘提供一致的方法, 选择, 合格申请人入职. 任何特定情况的特殊性是否表明需要偏离本政策, 这种许可只能由人力资源副总裁(“人力资源AVP”)授予。, 或其指定人.

所有参与任何员工招聘和招聘流程的人员都必须遵守本政策. 未能遵守这项政策的人可能会受到纪律处分, 直至并包括终止. 对本政策有顾虑的个人, 包括任何已知或怀疑的不遵守, 可以直接向人力资源部报告这些问题，或者使用大学的 告密者的政策.

启动招聘程序, the first step is for 租务当局 to submit a position requisition form to their unit Vice President or Dean; contact Donna Saunders at saundersd@qqsimpati.com 有关创建申请的说明. 单位副院长或院长将对岗位申请表进行必要的修改, 然后将填妥的职位申请表格提交给人力资源部AVP, 或其指定人.

人力资源部将协助招聘部门确保为新职位准备适当的职位描述, 目前的职位描述适合现有职位的重新填补. 在重新填补一个职位之前, 应适当考虑，以确保该角色是必要的，并支持大学的适应战略的发展. 人力资源部还将确保该职位的薪酬有适当的分级. 人力资源部门会将该职位载入大学的申请人跟踪系统(“ATS”)。, 在获得招聘机构和机构规划及预算处处长对职位描述和薪酬等级的批准后，公开发布该职位或, 对你.S.全球研究学院的员工, 全球研究学院的首席运营官.

所有职位的公示时间至少为七(7)个日历日. 如果一个独特的合格的内部候选人已经被确定为一个开放的职位, 这个过程, 包括任何相关的时间表, 人事部AVP批准后是否可以调整. 帖子将出现在 阿卡迪亚的职业生涯 网站，该网站将潜在申请人引导到ATS门户网站. 促进发展一个公正的申请人群体, 公平的, 多样化的, 包容(“绝地武士”), 人力资源部将直接与招聘部门合作，在其他网站上进行识别和广告宣传, 出版物, 行业期刊, 还有与该职位相关的专业组织和协会的名单，以确保多元化、高素质的潜在申请者了解该职位，并鼓励他们申请.

所有的招聘启事将包括语言反映大学的承诺，以公平, 公平的, 多样化的, 包容的大学社区. 人力资源AVP或其指定人员将通过以下声明确保每个职位公告清楚地反映这些基本价值观:

MG摆脱网站, 绝地正义原则, 股本, 多样性, 和包容是我们备受推崇的基础, 以价值观为基础的学习社区, 这反映了我们想要生活的世界. 因此，阿卡迪亚积极寻找和欢迎不同背景和能力的候选人. 阿卡迪亚禁止基于种族歧视个人, 国家的起源, 祖先, 比赛, color, 宗教, 信条, 性, 性别, 婚姻状况, 性取向, 性别认同或性别表达, 军人或退伍军人身份, 年龄, 医学或遗传信息, 怀孕, 残疾, 法律禁止的其他特征. 所有的工作机会都是基于成功完成背景调查. 直到学校接受背景调查的结果，才能开始雇佣.

招聘委员会应由招聘机构或其指定人员确定⁴. 遴选委员会一般应由不少于三(3)名成员组成, 由1名成员担任搜索委员会主席. 在甄选委员会成员时, 招聘当局应确保考虑到招聘委员会成员的经验和观点的多样性，以避免在整个招聘过程中持有狭隘或短视的观点. 人力资源部可以与招聘部门就搜索委员会的选择进行磋商.

一旦搜索委员会成立, 招聘委员会的每一名成员都应接受人力资源部门的培训，了解与招聘过程相关的大学政策和程序, 还有一些附带问题，比如有效的、合法的面试技巧. 如果招聘委员会的成员在过去两(2)年内接受过大学人力资源部的培训, 这种训练不需要重复. 我们亦会为遴选委员会成员提供反偏见培训，以增进遴选委员会成员对差异及其对大学社会价值的认识.

招聘部门应确保向招聘委员会提供明确的收费, 包括所要填补的职位的时间表. 再一次, 人力资源部门可以就招聘过程中的这一步与招聘部门进行磋商.

可以使用外部搜索公司或顾问的服务, 如果合适的话, 由招聘部门与人力资源部协商确定. 虽然这可能会改变本文所述的一些程序元素(e.g. 顾问可以协助起草职位描述, 或者进行最初的面试，而不是招聘委员会), 任何这样的搜索都应该与这些小节中描述的整个过程保持一致，以确保一致性.

ATS门户网站将收集所发布职位的申请人信息. 所有申请者 必须 通过ATS门户网站申请. 以确保公平和透明, 申请人不允许通过其他方式申请职位, 比如直接给人力资源部提供的简历或求职信, 租务当局, 或大学社区的其他成员.

遴选委员会应审查每个申请人通过ATS门户网站提交的信息和文件, 并确定每个申请人属于三(3)类之一:不合格, for applicants who do 不 meet the minimum requirements for the position; qualified, 适用于符合该职位最低要求的申请人; and highly qualified, 适用于符合该职位最低要求的申请人, 并展示相关经验, 知识, 技能, 和能力⁵. 遴选委员会成员应根据提交的材料进行评估, 不进行无关的互联网或社交媒体搜索申请人.

然后，搜索委员会应确定希望通过电话或Zoom等视频会议邀请进行初步面试的申请人. 通常, 初步面试应选择不少于三(3)名和不超过十(10)名申请人. 在初次面试之前, 招聘委员会应该在最初的面试中向申请人提出问题. 确保公平, 申请人通常应被问及基本相同的问题，并根据既定的标准评估他们的回答. 人力资源部可以就这一过程与搜索委员会进行磋商.

应该指出的是，招聘过程的所有阶段都应高度重视采用一致的比较标准. 这样可以确保挑选出最合格的候选人, 并且可以减轻任何基于种族的显性或隐性偏见, 宗教, 性别, 或其他受保护的类别. 招聘过程的参与者还应被提醒保持招聘过程的各个方面的隐私, 包括, 但不限于, 不公开职位候选人的名字, 披露搜索委员会的内部讨论, 以及/或在未经授权的情况下分享招聘过程的信息.

在初步筛选申请人的阶段, 以及之后招聘过程中的所有步骤, 遴选委员会应确保告知申请人，在填写或获取申请材料等步骤中，可以提供与申请人的残疾有关的合理便利, 或者进入面试过程, 包括使用技术或进入物理位置. 人力资源部门可以为您提供合理的帮助.

在初步申请人筛选面试完成后, 遴选委员会应通过更广泛的面试选择申请人进行高级筛选, 一般是亲自进行还是, 在必要时, 通过视频会议. 在这个阶段, 通知将通过ATS门户网站发送给未被选中参加复试的申请人. 一般, 本阶段面试不少于两(2)人，不超过五(5)人. 如果被选择进行高级筛选的申请人缺乏多样性, 主席应反思所作决定是否健全地基于一贯的比较标准的应用，是否不受基于种族的显性或隐性偏见的影响, 宗教, 性别, 或其他受保护的类别.

为这些高级面试做准备, 遴选委员会应再次提出问题，询问申请人, 确保公平, 申请人通常应被问及基本相同的问题，并根据既定的标准评估他们的回答. 人力资源部可以就这一步骤与搜索委员会进行磋商.

一旦高级申请人筛选完成, 遴选委员会应向招聘部门推荐候选人, 谁来做最后的决定. 在向候选人提供录取通知之前，应联系候选人的推荐信. 这是习惯, 但不是必须的, 提醒应征者，他们的推荐信将在面试前被检查, 出于礼貌. 人力资源部或招聘部门可以进行背景调查. 从背景调查中收集的信息应记录在人力资源部提供的表格上.

在搜索过程中收集的所有文档(e.g. questions asked at initial and advanced applicant screening interviews; 不es from those interviews; 不es from the reference checks; evaluations, 如果有任何, from the open forum; items added to any shared drive; 等等) should be collected and retained by 租务当局 in accordance with the 大学’s record retention policy, ，已载于(临时) 资讯科技政策第EE部分.

背景调查是否合格, 招聘机构应分享背景调查的记录和最终入选者的姓名，以供人力资源部审查. 之后, 一经人力资源部授权, 招聘当局应向被选中的候选人发出口头聘用. 如果背景调查不被接受, 或者口头报价不被接受, 另外，还应该对接受提前筛选的候选人进行推荐信检查, 等等. 如果没有这样的候选人被招聘机构接受，或者所有这样的候选人都拒绝口头录用, 招聘部门应该与人力资源部协商下一步的步骤, 这可能包括带更多的候选人来参加复试, 重新发布职位, 或其他类似的步骤. 提供就业机会应 不 扩大到不合格或其他不能接受的候选人，由于实际或感知的紧急情况.

一旦应聘者接受了口头录用, 一份书面的录取通知书应该由人力资源部寄给候选人. 重要的是，招聘信要注明——就像所有的招聘广告一样，如上文第3(A)节所述⁶ -能否录用取决于应聘者能否成功完成背景调查. 此时, 应更新ATS门户网站，以向未入选及先前未获通知的人士发出通知, 并确保这个帖子不再是实时的.

如上所述，背景调查⁷ 是否对所有新员工进行培训. 被选中的申请人拒绝接受背景调查的，视为不符合录用条件，不予录用. 背景调查也可能对现有员工进行, 教员, 独立承包人, 如果个人转到一个需要初次或最新背景调查的新职位，或者自愿, 或者当前职位是否需要初次或最新的背景调查.⁸ 背景调查结果不会被视为个人永久人事档案的一部分或包含其中.

背景调查可能包括以下任何一项或全部内容, 视乎预期就业的性质:

a. 核实社会保障号码或其他身份证明/姓名/别名;
b. 目前和以前的就业证明;
c. 专业执照审核;
d. 教育验证;
e. 药物和酒精筛查;
f. 性犯罪者名册检查;
g. 机动车记录检查;
h. 信用记录检查;
i. 卫生检查;
j. 宾夕法尼亚州儿童虐待史调查;
k. 宾夕法尼亚州警察犯罪记录检查(PATCH);
l. FBI criminal check, 包括 a fingerprint check; and/or
m. 其他认为合理需要的检查.

现有员工, 教员, 独立承包人, 如果志愿者被指控或被判犯有任何重罪，他们必须报告, 或者是轻罪, 或者他们是否受到涉及虐待或剥削儿童的限制或监护权解除令, 在收费后七十二(72)小时内向人力资源部AVP汇报, 信念, 或发出限制令或驱逐令. 与公共安全主任和, 适当的, 个人的主管, 人力资源AVP或其指定人员将进行调查，以确定不利雇佣行为是否存在, 或其他适当行动, 建议. 不符合上述要求的, 及/或不实陈述有关事件的情况, 可能会导致纪律, 直至并包括终止, 雇佣要约的撤销, 或暂时或永久禁止进入大学物业.

在完成和审查任何此类背景调查之前，个人将不被允许开始履行大学的职责或责任. 在完成和审查背景调查之前开始的请求只会根据以下标准考虑:

a. 当前教师或工作人员意外患病或意外缺勤，需要立即更换;
b. 因安全或合规问题急需填补职位空缺;
c. 急需填补与患者护理相关的职位(如果法规合规允许), 动物保健, 或实验室监督;
d. 紧急业务需要，可能导致财务问题或以其他方式抑制大学提供重要服务的能力.

在完成和审查背景调查之前，大学只能由首席财务官和财务主管或其指定人员批准开始工作的决定, 谁不能成为人力资源部的一员. 这样的决定应该与人力资源部的AVP协商, 在适当的地方, 租务当局. 如果个人的职位是这样的，他们将与未成年人直接接触，作为他们的职责或大学责任的一部分, 在宾夕法尼亚州儿童保护服务法的所有背景调查要求完成和审查之前，个人将不被允许开始履行大学的职责或责任, 如下所述.

所有与背景调查有关的信息都将根据具体情况进行考虑，当事人的记录将经过公平的个性化评估过程, 包括, 但不限于, 考虑情况, number and seriousness of the individual’s prior offense(s); whether the offenses substantially relate to their suitability for the job; the length of time that has elapsed subsequent to the offense, 或者如果相关的话, the individual’s release from prison; evidence of the individual’s rehabilitation; and the implication for the general safety and security of the 大学 community as well as 大学 assets.

负责管理和审查背景调查的人力资源人员将根据部门内部指导方针“标记”申请，供人力资源AVP审查. 人力资源的AVP是否应该确定通过背景调查获得的信息对个人是否适合该职位提出了质疑, 人力资源的AVP或其指定人员将立即通知被选中的申请人和招聘机构, 以书面形式, 向每位申请人发送本政策的副本或链接，并告知每位申请人有关所选申请人背景的信息是敏感和保密的，除本政策规定外，不得向任何人披露或与任何人共享.

然后，人力资源部的AVP将召集一个委员会进行个性化评估. 这个委员会将包括人力资源的AVP, 总法律顾问办公室, 以及其他利益相关者, 适当的, 包括, 租务当局.

如果确定被选中的申请人不符合所寻求的职位的资格，或者必须从申请人那里获得更多的信息, 人力资源部应以书面形式通知被选中的申请人, 向被选中的申请人提供人力资源部所依赖的任何背景调查报告的副本, 并给被选中的申请人一个机会来证实或反驳结果，或者做出回应. 该通知将符合《MG游戏》中所有适用的要求，并允许所选申请人在五(5)个工作日内作出回应.

在情况下，招聘当局不同意确定的资格或不合格的选定申请人, 聘用当局可向大学的总财务主任提出上诉, 在这件事上谁的决定是最终的.

不论个人是否已开始对大学的职责或责任, 大学保留在任何时候撤销聘用通知的权利, 或就个人与大学的关系采取任何其他必要的行动, 大学是否应该接受背景调查的结果.

任何教职员工(包括与集体谈判单位有关联的教职员工), 工作人员, 学生工作者, 独立的承包商, 与未成年人有直接接触的志愿者将接受宾夕法尼亚州儿童保护服务法(“CPSL”)要求的所有背景调查。. 先前已获得符合CPSL要求的许可的个人⁹ 并已将其提交给人力资源部审批的人员，可在法律规定的许可有效期限内(目前)在大学任职, 自认证之日起六十个月). 请注意，志愿者的认证与CPSL的其他要求不同，并且可以用于大学的志愿者职位, 但不能用于大学的任何工作.

大学会考虑曾在大学社区工作过的申请人申请空缺职位, 谁满意地履行了大学的职责，谁的隶属关系在有利的情况下终止. 在审查申请人的记录后，每一项申请都将根据其本身的优点予以考虑, 职位类型, 以及其他相关因素.

重要的是, 在进行招聘和选择这样一个人的过程之前, 招聘部门或其指定人员必须与人力资源部或其他相关部门联系, 如果有任何, 检查个人在大学期间的记录. 除了其他必需的参考资料, 招聘部门或其指定人员应联系申请人在大学的前导师, 如果可用, 供参考. 人力资源, 在授权雇佣之前, 是否应向招聘部门确认这些步骤已完成.

有关将在美国大学工作的外国公民的移民身份的问题应以符合美国法律的方式处理 教职员工移民支持政策.

新员工将在他们的招聘信中被告知其他入职要求和实现这些要求的程序, 包括提交I-9表格, 完成必要的福利和工资表, 签署任何必要的保单确认并完成任何强制性培训. 这些人将被邀请参加人力资源部的入职培训. 和, 这些人员将在任何介绍期结束时接受考绩，此后每年接受考绩, 根据大学的工作表现评估政策.

大学保留撤销聘用或纪律处分的权利, 直至并包括从大学分离, 提供虚假资料的个人, 误导, 错误的, 或者在申请表上提供欺骗性信息, 的简历, 面试过程中, 或根据上文第3(F)节另有规定, 或在招聘过程中遗漏了重要信息，或在其他情况下应该泄露的信息, 如根据上文第3(F)条. 大学保留分享虚假信息的权利, 误导, 错误的, 以及向缓刑官和其他相关部门提供欺骗性信息.

大学保留撤销聘用或纪律处分的权利, 直至并包括从大学分离, 任何未能遵守本政策中所述招聘流程的个人.

MG摆脱网站的就业是以自由就业为前提的. 这意味着雇佣关系可以无故终止, 有或没有通知, 根据学校或员工的选择，任何时候都可以, 除非雇佣关系有明确的协议.

直接接触 被定义为照顾未成年人, 监督, 指导, 或控制未成年人, 或与未成年人的日常互动. 它特别不包括与未成年人的直接接触，这些未成年人是(a)参观大学物业的准学生或(b)大学录取的非双录取高中生的学生.

An 获豁免职员 根据《MG摆脱网站》的定义，工作人员是真正的高管, 行政, 或不受该法案加班规定约束的专业职位.

的 招聘机构 大学里负责招聘特定职位的人是谁.

为了本政策的目的 独立的承包商 不受雇于对其雇员进行背景调查的供应商或服务供应商的个人须受背景调查规定的约束, 代理, 和承包商, 并向大学声明及保证已进行该等背景调查.

A 小 被定义为18岁以下的人.

A 非豁免工作人员 根据《MG摆脱网站》，工作岗位受《MG摆脱网站》加班规定约束的工作人员.

常规交互 与未成年人的联系被定义为定期和反复的联系，这是一个人的就业职责不可或缺的一部分, 服务, 或者志愿者职责.

大学 指MG摆脱网站，其学院，学校，附属机构，部门和子公司.

大学房地产 包括, 但不限于, 所有大学拥有或租用的建筑物及周边地区，如人行道, 人行道, 车道, 广场, 由大学拥有或控制的停车场及车库, 不包括公共通行权. 这包括格伦赛德校区和克里斯蒂安娜校区, 以及美国任何其他大学设施. 大学车辆在任何时候都受本政策的保护，无论它们是否在大学财产上.

本政策自总统签署之日起生效

2020年8月12日

¹全球研究学院保持一个独立的招聘流程，该流程已由人力资源副校长批准，与本政策的目标一致，同时也注意和尊重与构成大学全球存在的众多地点相关的独特的劳动和就业法律.

²如上所述, 第三节(F)中描述的背景调查要求确实适用于所有教职员工. 20节.10 of the 教师 Handbook outlines the current background check policy; to the extent that this 招聘和背景调查政策 is in conflict with the 教师 Handbook, 本招聘和背景调查政策将取代教员手册, 等待对该文档的适当更新.

³关于学生, 在一些临床或实地实习之前，背景调查可能是必要的, 作业, 旋转, 或者类似的经历. 这些要求将由他们所在的院系通知学生. 在某些情况下，学生工可能会接受背景调查，例如, 例如, 将与未成年人直接接触作为大学职责的一部分. 有关本主题的更多信息，请参阅下文第三(F)节.

⁴在升职、横向调动或重新部署的情况下，不需要组建搜索委员会. 如前所述, 如果一个独特的合格的内部候选人已经被确定为一个开放的职位, 这个过程, 包括任何相关的时间表, 人事部AVP批准后是否可以调整.

⁵在评估一个人是否符合这个职位的资格时，这是很重要的, 如果此人被授权在美国工作. 有关此主题的任何问题均应根据 教职员工移民支持政策.

⁶在提交申请时，所有的职位都将要求申请人填写一份有关犯罪历史和虐待儿童调查结果的宣誓书. 如果被选中的申请人在求职申请或回答任何其他适当提出的问题时故意没有披露任何定罪或认罪或无抗辩, 不论定罪或抗辩的类别或严重性, 或者隐瞒或歪曲被开除军籍, 被选中的申请人将被视为不符合就业资格.

⁷除了之前在第三(E)节讨论的背景检查之外. 请注意，通过“临时”或“人员配备”机构聘用的独立承包商必须接受背景调查, 或者，我们必须从代理机构收到背景调查已经执行的确认. 请注意，在完全执行的合同到位之前，没有这样的个人开始为大学提供服务, 根据学校的合同审查和批准政策和合同签署权限政策.

⁸通过背景调查获得的信息将仅用于评估就业申请人或承包商或志愿者关系, 最初或正在进行. 不会透露给任何第三方, 包括政府官员或机构, 除非大学被合法发出的传票所强迫，或大学被法定或其他报告规定所强迫披露或报告通过背景调查获得的资料.

⁹有关相关信息，请参阅该大学的 强制报告疑似虐待儿童和未成年人保护政策.

¹⁰不是U.S. 公民或合法永久居民.