竞争性招标政策

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政策的标题采购的竞争性招标政策
政策范畴金融政策
原保单批准日期2018年7月31日
政策取代没有一个
负责办公室财务及行政
检讨频率三年
下次覆检日期2024年7月31日
上次覆检日期2021年7月31日

I. 范围

本招标采购政策(“政策”)适用于所有教职员工, 工作人员, 学生, 以及购买支持大学教育和研究任务的商品和服务的其他个人. 本政策中使用的大写术语的定义见第四节. 

II. 政策声明

本政策的目的是界定大学的竞争性采购或投标/报价过程. 本政策适用于大学发出的采购订单的采购请求. 

大学获得了广泛的商品和服务，以实现其使命. 良好的管理要求它以一种能以最合理的成本向大学提供最优质的产品或服务的方式做到这一点. 进一步, 我们必须以对所有供应商公平的方式解决我们的需求, 这是道德的, 以及提升大学的商业声誉. 

大学的采购部提供指导和制定政策，以培养健全的内部控制和合规的环境，围绕影响大学财务报表的流程. TCGS财务办公室也为全球研究学院(TCGS)做同样的工作。. 其政策的主要重点是保护大学资产, 提高效益和效率, 协助大学社区遵守法律, 规定, 以及大学有关合同和采购的所有政策. 

大学的竞争性招标/采购旨在创造一个公平的环境, 非常高效。, 使用成本效益高的方法(i)获得服务, 材料, 和物资, (二)授予合同, (iii)聘请合格的承包商和建筑行业专业人士. 

3. 政策

这应该是大学的政策，有以下组织和划定的招标/报价过程: 

  1. 所有采购都将以竞争的方式进行，以确保大学所消耗的资源获得最佳的整体价值.
  2. 订购商品或服务时, 各部门有责任准备和确保供应商的竞争性投标/报价. 所有投标/报价文件和请求必须通过, 所有的回复都返回到, 负责投标/报价请求的适当工作人员. 采购部门可以根据需要协助、指导或协调投标/报价过程. 采购请求应使用采购请购单提交到采购办公室. TCGS的购买请求应提交给TCGS财务办公室.
  3. 各部门应制定和维持一份充分的负责任供应商名单，以确保有竞争力的投标/报价. 如有需要, 部门可要求采购部协助供应商选择或投标/报价过程. 涉及TCGS供应商的请求应提交给TCGS财务办公室.
  4. 不管多少美元, 在提交采购请购单时，必须始终提供所需物品和价格的支持文件.
  5. 价值在0到5美元之间的商品和服务,000要求书面报价或文件，以支持采购请求的文件来源, 有效性, 以及请求的数量.
  6. 对于超过5美元的所有采购，请求部门必须获得至少三(3)份书面竞争性投标,000, 最高24美元,999. 投标/报价请求必须为相同或可比项目进行适当的比较. 不得创建多个请求，以规避大学对出价超过5美元的要求,000. 项目必须完整提交.
  7. 投标/报价过程, 包括正式的征求建议书(见下文第8段), 必须在以下情况下使用:
    1. 货物或服务的预期年价值超过$25,000;
    2. If the purchase involves capital equipment, renovations, or construction expenditures; or
    3. 如果采购和合同总监合理地认为投标是必要的，或者如果TCGS财务办公室合理地认为投标对TCGS的请求是必要的.
  8. 招标投标需要一个更正式的程序，在招标投标政策中有定义，通常应通过使用邮政服务进行招标, 传真, 或电子邮件(首选)，并应有一个明确的书面答复截止日期.
  9. 在向采购部或TCGS财务办公室提交采购请购单之前，所有投标/报价必须得到担保. 所有投标/报价的副本应附在采购请购单上，以便生成正式的大学采购订单并传送给供应商进行处理. 在正式的大学采购订单发布之前，任何货物都不能被授权装运，任何服务都不能开始.
  10. 任何合格的供应商都应被允许参与投标/报价过程，并注意支持少数供应商, 在可能的情况下. 供应商可能会因无法提供所需的产品或服务而被取消资格, 过去糟糕的表现, 过去的竞标模式没有竞争力, 金融不稳定, 或不愿满足大学要求的条件. 为了保证承包商的客观绩效，消除不公平的竞争优势, 开发或起草规范的承包商, 需求, 工作报告, 投标邀请和/或邀请建议书应排除在此种采购的竞争之外. 
  11. 招标建议书或投标程序的例外情况包括:
    1. 通过团购合同(首选供应商)可获得货物或服务. 强烈鼓励大学社区使用首选供应商. 希望与阿卡迪亚开展业务的供应商可以直接与采购办公室联系，如果适用的话, TCGS财务办公室;
    2. 货物或服务是唯一来源购买. 唯一来源采购是指只有一个供应商(来源)的采购, 尽请求者所知和所信, 基于深入研究, 是否有能力提供所需的货物或服务. 单一来源的采购必须有充分的理由，并应尽可能避免. 在这种情况下，采购部门将酌情决定是否需要获得额外的投标. 如果没有获得投标，必须将唯一来源证明表与采购请购单一起提交. 对于单一来源采购的书面理由解释不应出于方便或日程安排的原因.在下列情况下，可建议供应商作为唯一来源: 
      1. 所要求的产品是与现有设备兼容的整体维修部件或附件， 
      2. 所要求的产品具有独特的设计/性能规格或质量要求，这些要求对研究或教学需求至关重要，并且在同类产品中不具备, 
      3. 所要求的产品对于保持研究的连续性和/或保持符合既定的大学标准是必不可少的, 
      4. 所要求的产品是工作人员经过专门培训/广泛的专业知识，再培训将产生大量的时间或金钱成本, 
      5. 被请求的服务提供者具有其他提供者不具备的惟一的或独占的功能; 
    3. 为解决紧急情况而购买的货物或服务(审批延迟), 订购, 文书工作, 等. 在本条款下不被视为紧急情况). 注意:在紧急情况解决后，仍然必须请求采购请购单.只有在对公众健康造成威胁的情况下，才允许紧急采购, 福利, 或因洪水而引起的安全问题, 流行, 骚乱, 设备故障, 火灾损失, 或大学总统或其指定人宣布的其他理由. 这种情况的存在必然造成对用品的立即和严重的需要, 服务, 信息技术, 或无法通过正常采购方法进行的施工，缺乏这种方法将严重威胁到财产的保护, 或任何人的健康或安全; 
    4. 其他商品或服务, 采购与合同总监和请求人是谁, 合理确定将更有利地获得没有投标过程. TCGS财务办公室应就不进行投标程序的TCGS提案或投标活动的决定进行咨询.
  12. 投标通常将授予最低的合规投标人, 然而, 作为一个私人机构, 法律并没有规定大学必须选择“最低”标书. 而, 我们力求在价格方面获得“最佳评估”的投标, 条款, 满意度, 遵守规范, 满足阿卡迪亚需求的能力, 产品或服务质量, 以及满足交付要求的能力. 其他因素, 包括但不限于, 过去的服务, 供应商的声誉, 投标人所在地, 获得产品或服务的长期成本, 在评估竞标时，少数族裔地位也可能被考虑在内. 任何授予更高竞标者的奖项都可能受到总统的额外审查, 首席财务官, 或由采购与合同主任酌情决定的教务长. 任何TCGS奖励给更高的投标人都可能受到TCGS首席运营官或全球研究学院副院长的额外审查, 由TCGS财务办公室决定.
  13. 对任何特定收购采用投标程序的最终决定取决于采购和合同总监或TCGS财务办公室, 是适用的. 如果在使用招标程序方面存在问题或冲突，主管或TCGS代表将在做出决定之前与相应的部门和行政人员进行协商.
  14. 投标必须保密，不应透露给其他供应商或未经授权的人员. 在正常情况下, 投标将不会公开，也不会与所有投标人共享投标金额. 所有竞标者可能会被通知过程的结果. 由于投标对投标人和大学都是保密的，任何关于决定推理的共享信息都可能不是定量的.
  15. 使用联邦资金采购货物或服务的申请必须由首席研究员审查，以确保符合拟议的工作, MG摆脱网站的政策和程序, 以及统一管理要求(UAR) 2c中定义的现行联邦法规.F.R.200.317 – 200.326. 首席研究员必须将购买申请标记为联邦补助金购买，并提供购买的支持文件的副本. 大学采购部门还必须确保被授予的供应商不在任何联邦或州排除的暂停或取消的名单上. 大学采购部门应包括在所有购买使用联邦基金超过5美元,000，以确保购买是按照适用的联邦法规进行的, 并且被授予的供应商不排除在任何联邦或州, 暂停或取消资格的名单. 联邦排除方名单可在 http://www.sam.gov.

IV. 定义

  • 投标/报价:当一个产品或服务的规格已经知道，价格是选择成功供应商的主要或唯一因素时，通常使用投标/报价. 
  • 建议:建议书用于没有预先定义的产品规格或服务要求的情况, 而是满足项目目标所需的一组结果或可交付成果. 
  • 团购合同(首选供应商):通过团购合同获得的货物或服务的合同，是为了利用特定企业集团的购买力而创建的.e., 高等教育)，根据会员的集体购买力从供应商那里获得折扣. 
  • 请购单要求购买商品或服务的内部文件，提供包括所有必要的批准签名在内的信息, 预算代码, 建议供应商, 项目所需的, 和定价. 
  • 采购订单:一份外部文件，提供大学批准授权购买货物或服务在商定的条款. 
  • 征求建议书(RFP)RFP是一个正式的过程，它概述了大学正在寻求的所需商品或服务，利用一个明确的结构来进行采购决策. RFP是获取信息的工具, 建议, 以及供应商的定价，通常用于用户对产品没有确切的规格或最终计划, 服务, 或项目. RFP提供了一个有组织的过程来评估和比较供应商及其响应以满足需求. 一般, RFP流程用于更大和更复杂的项目，其中需要更大的灵活性来选择供应商. 在他们的回应中, 供应商可以提供建议, 的想法, 或其他建议供大学考虑. RFP用于通过涉及多个可能来源的过程为大学获得最佳的整体价值，通常用于选择来源需要更大灵活性的地方. 通常, 但也不总是这样, 与RFP相关项目相关的委员会是否从广泛的功能专家那里获得额外的利益，以确保所选择的解决方案满足大学的要求. 
  • 竞标过程:企业为获得有竞争力的商品和服务，以符合成本效益的方式完成其使命所采用的方法. 
  • 大学:MG摆脱网站及其学院、学校、附属机构、部门和子公司. 

V. 生效日期

本政策自总统签署之日起生效

VI. 批准日期

2018年7月31日

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